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Automatização de processos com documentos na Unisul e é exemplo para UES
Quem
Universidade do Sul de Santa Catarina – UNISUL
Uma Instituição educacional multicampi orientada para produção, desenvolvimento e difusão do conhecimento, localizada na cidade de Tubarão, no estado do Santa Catarina. Possui mais de 38.000 alunos e foi fundada em 1964. Atua em todos os níveis e áreas de conhecimento, nas modalidades presencial e a distância.
Onde
Tubarão, Santa Catarina
Segmento
Educação
O desafio
Transformar todos os processos com documentos das áreas Administrativa e Acadêmica em digitais fazendo a gestão eletrônica dos documentos dos estudantes.
A solução
O projeto buscou a disponibilização rápida, integral e inteligente da informação visando qualificar o atendimento ao aluno com a redução de prazos de atendimento, custos operacionais e agilizar a tramitação de documentos entre diferentes locais da instituição.
Os resultados
Hoje a instituição gerencia eletronicamente as pastas de mais de 38.000 alunos compartilhando informações com diversos departamentos de forma rápida e precisa atendendo os mais diversos tipos de solicitações dos estudantes.
Primeiro começou a ser realizada a digitalização dos documentos dos alunos já na matrícula na universidade de Tubarão, em seguida, toda a documentação acumulada começou a ser transformada em material eletrônico, e daí por diante a iniciativa só cresceu, transformando-se em hábito na instituição.
A documentação em suporte eletrônico agiliza as consultas, garantindo acesso à informação documental em todos os Campi da Unisul, facilitando a disponibilização e acesso à informação.