O desafio

Antes da Implantação do sistema os professores criavam as provas no MS Word e as enviavam para a equipe do EaD, que verificava se alguma prova não havia sido entregue. A equipe EaD então gerava as atas de presença e as enviava para uma gráfica, juntamente com as provas. A gráfica devolvia as provas para o EaD, que as distribuía fisicamente para os polos, o responsável por cada polo levava as provas até a central EaD, onde as mesmas eram conferidas manualmente com as atas. Os professores recolhiam as provas na Universidade para correção. Em alguns casos, as provas eram até mesmo entregues nas residências dos professores. O prazo de correção era de até 4 dias. Após a correção, a nota era lançada manualmente no sistema, a prova devolvida para o Ead e então arquivada.

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Este processo envolvia terceiros para impressão, logística cara para entregar as provas nos polos e para os professores, prazos de correção curtos, eventuais extravios de provas e um arquivo físico de provas cada vez maior.

 

A solução

O projeto de ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial) buscou implantar soluções para gerenciar documentos considerando diferentes campi e polos EaD, visando qualificar o atendimento ao aluno, reduzir custos operacionais e agilizar a tramitação de documentos entre diferentes locais da instituição.

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Os resultados

A solução automatizou totalmente o processo e implementou procedimentos de segurança, diminuindo o custo de logística, estabelecendo o controle das provas em nível de página, permitindo a correção das provas através das imagens digitalizadas. Hoje os professores podem corrigir as provas até mesmo de suas casas pela internet através de um computador, tablet ou smartphone, com segurança e conforto. Os alunos podem ver as notas através do portal da Universidade, segundos após a correção, através de uma integração entre nossa solução e o portal dos alunos.

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